Circunstâncias de conflitos como estas podem ser mitigadas se as atividades e responsabilidades forem documentas em forma de Matriz RACI. Estas situações na maioria das vezes acontecem por falta de uma definição formal de quem deve ser consultado para tomada de determinadas decisões ou execução das tarefas. A matriz RACI, pode ajudar a reduzir a incidência destes ocorridos. 

A matriz de responsabilidades RACI é aplicada para definir e distribuir os papéis e responsabilidades dos envolvidos em um processo, projeto ou múltiplas tarefas. É uma ferramenta referenciada por diversas boas práticas de mercado, tais como ITIL, COBIT e PMBOK. 

A Sigla RACI significa:

Responsible - Responsável pela execução da tarefa (o executor). Podem ser uma ou mais pessoas designadas a executarem a tarefa.

Accountable - Autoridade/Aprovador/prestador de contas. Haverá somente uma pessoa designada para esse papel.

Consulted - Consultor da tarefa. São pessoas com maior “know how” sobre determinados assuntos, responsáveis por fornecerem informações úteis para a conclusão da tarefa. 

Informed – Informado sobre o progresso e status da tarefa. 

De uma forma simples, você deverá listar todas as tarefas com seus respectivos responsáveis e papéis. Cada célula da tabela deve ser preenchida com um ou mais letras (R, A, C e/ou I) associada a atividade ao papel, como no exemplo a seguir:

Regras básicas para montar uma RACI:

Com a adoção dessa matriz a organização consegue minimizar falhas na comunicação e ter uma visão clara de quem é o responsável pelo processo e quem são os demais envolvidos.  Espero que a matéria seja útil a vocês e lembrando, o modelo apresentado é um exemplo e pode ser adaptado para as suas necessidades.

Acesse nossa área de download ou clique aqui para ter acesso ao nosso template.

Até a próxima.

Como vender seu projeto ao patrocinador? Quais perguntas serão feitas? O que precisa ser considerado? Como saber se o seu projeto é importante para a empresa? Em quanto tempo terá o retorno sobre o investimento? Essas e muitas outras perguntas podem ser respondidas através da elaboração de um Business Case (plano de negócio).

O Business Case é um guia para orientar na criação de um novo negócio ou empreendimento. Ele descreve como estará estruturado o negócio com base em diferentes perspectivas, como: analise do mercado; fatores econômicos; viabilidade financeira, dentre outros levantamentos necessários que servirão de base para justificar a implementação do novo projeto. Em resumo, o plano de negócios é um instrumento que permite comunicar uma ideia de negócio para vender (internamente ou externamente) ou para obter um financiamento. Trata-se também de uma ferramenta de uso interno para a organização, pois lhe permite validar a viabilidade das suas iniciativas e serve também como métrica de avaliação pós implementação.

Um Business Case de qualidade deve possuir uma justificativa consistente para o investimento, precisa estar alinhado com os planos estratégicos da organização, precisa identificar os benefícios, bem como identificar métodos para mensuração dos benefícios identificados. Além disso ele deverá responder alguns questionamentos, antes e durante o ciclo de vida do projeto, tais como:

Vale a pena iniciar esse projeto?

Por que estamos fazendo esse projeto?

Vale a pena continuarmos com o projeto?

Quais os efeitos colaterais com esse projeto?

O Business Case pode ser adaptado para diferentes negócios ou projetos, podendo ter seu formato mais granulado ou mais detalhista conforme a sua aplicação. Porém ele deve contemplar pelo menos os seguintes itens:

Conclui-se que o objetivo primário do Business Case é garantir que não se desperdice dinheiro implementando soluções sem um foco definido. É necessário descartar soluções que não agregam valor ao negócio das organizações.

Para auxiliá-los na elaboração de um Business Case, elaboramos dois templetes, um em "docx" onde poderá descrever com mais detalhes e outro em "pptx" para apresentação ao patrocinador ou em um comitê por exemplo.

Download: Documento, Apresentação

Você já teve a experiência de construir um Business Case do seu projeto? Como foi? Compartilhe nos comentários!

Cada vez mais as organizações precisam estar preparadas para enfrentar as concorrências de mercado. As empresas que não tiverem um diferencial em suas estratégias, não sobreviverão. Decidir qual estratégia sua empresa vai seguir é uma das tarefas mais difíceis e uma grande ferramenta que auxilia nessa análise é a matriz SWOT.

 A sigla SWOT representa as palavras: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities
(Oportunidades) e Threats (Ameaças) que consiste em uma metodologia muito utilizada para planejamento estratégico nas empresas. 

A análise SWOT consiste em recolher dados importantes que caracterizam o ambiente interno (forças e fraquezas) e externo (oportunidades e ameaças) da empresa. Devido à sua simplicidade, pode ser utilizada para qualquer tipo de análise de cenário, desde a criação de um blog à gestão de uma multinacional. 

Strengths (forças) - vantagens internas da empresa em relação às concorrentes. 

Ex.: qualidade do produto oferecido, bom serviço prestado ao cliente, solidez financeira, etc.

Weaknesses (fraquezas) - desvantagens internas da empresa em relação às concorrentes. 

Ex.: altos custos de produção, má imagem, instalações desadequadas, marca fraca, etc.

Opportunities (oportunidades) – aspectos externos positivos que podem potenciar a vantagem competitiva da empresa. 

Ex.: mudanças nos gostos dos clientes, falência de empresa concorrente, etc.

Threats (ameaças) - aspectos externos negativos que podem por em risco a vantagem competitiva da empresa. 

Ex.: novos competidores, perda de trabalhadores fundamentais, etc.

A análise TOWS consiste em cruzar as informações dos quatro quadrantes, de forma a obter uma moldura que permita delinear estratégias importantes para o futuro da empresa.

Para a análise TOWS é preciso primeiro fazer uma análise clara do ambiente, ou seja, pesquisar profundamente as forças e fraquezas e saber identificar as oportunidades e ameaças. Para cada cruzamento é importante saber criar objetivos/estratégias:


Exemplo do cruzamento feito pela análise TOWS:

• Pontos fortes vs Oportunidades: estratégia ofensiva / desenvolvimento das vantagens competitivas.
• Pontos fortes vs Ameaças: estratégia de confronto para modificação do ambiente a favor da empresa.
• Pontos fracos vs Oportunidades: estratégia de reforço para poder aproveitar melhor as oportunidades.
• Pontos fracos vs Ameaças: estratégia defensiva com possíveis modificações profundas para proteger a empresa.

A análise SWOT e análise TOWS envolvem os mesmos passos básicos e podem gerar resultados semelhantes. O que difere uma análise da outra é que a análise SWOT identifica os pontos fortes, fracos, ameaças e oportunidades, já a análise TOWS além de identificar estes cenários citados, ainda faz a análise de como os pontos negativos podem se transformar em pontos positivos.

A subsecretária de Planejamento e Projetos do governo do Espírito Santo, responsável pelo PMO-ES, Joseane Zoghbi, apresentará case sobre o Programa de Gestão para Resultados do Governo do Espírito Santo, no 9º Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos

Apesar do desafio, a implantação de um escritório de gerenciamento de projetos no setor público ainda não é regra. Muitos órgãos governamentais já se adaptam à necessidade, que visa a melhoria do controle de projetos, eficiência no planejamento, execução, entre outros quesitos. O Governo do Estado do Espírito Santo é um dos precursores e desde 2007 possui seu PMO (Project Management Office) que, junto com o Secretário da Casa Civil, Tyago Hoffmann, foi um apoiador na coordenação do ‘Programa de Reconstrução do Estado’ que visou a reconstrução de 70% de todo o território após as fortes chuvas, em dezembro de 2013.

De acordo com a subsecretária do governo do Espírito Santo, Joseane Zoghbi, a participação do PMO foi determinante na estruturação do programa e na definição da governança. Após a declaração de alerta máximo e de situação de emergência envolvendo 55 municípios, “o PMO-ES entrou em ação a partir do dia 02 de janeiro quando o Governador anunciou o Plano de Reconstrução do Espírito Santo. Vale ressaltar que o apoio da alta gestão foi crucial para o sucesso do gerenciamento de projetos, em especial no setor público”, lembra.

Para traçar as metas do programa, o PMO-ES adaptou o método Project Model Canvas para a elaboração dos projetos focados em: pessoas e indivíduos, setor produtivo, infraestrutura e prevenção. O diagnóstico de necessidades dos municípios afetados foi realizado por seis empresas “contratadas pelo Governo do Estado para atuar nas microrregiões devido à carência dos municípios com profissionais para elaboração de projetos e captação de recursos federais”, explica Joseane.

Após nove meses de trabalho, atualmente 85% das obras estão concluídas. Fazem parte do escopo do programa, dentre outros projetos a recomposição das estradas urbanas e rurais, pontes, créditos emergenciais, casas populares, cartão reconstrução, drenagem e pavimentação de ruas, estabilização de encostas, disponibilização de máquinas, obras de saneamento básico e capacitação dos municípios. “Agora o trabalho é de prevenção contínua. Vamos construir um Estado mais resiliente”. esclarece.

A subsecretária do Governo do Espírito Santo é uma das presenças confirmadas no segundo dia do 9º Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos, onde irá apresentar o Programa de Gestão para Resultado do Governo, os gargalos e detalhes do Programa de Reconstrução. O evento acontece de 24 a 26 de novembro, no Centro de Convenções do Hotel Sheraton, em São Paulo.

Neste post falaremos sobre normatização ISO em projetos. Mas o que é ISO?  A International Organization for Standardization, ou Organização Internacional para Padronização, deveria ter a sigla IOS e não ISO. Para evitar que cada país de língua diferente tivesse uma sigla, os fundadores deixaram como padrão a sigla ISO. Esta foi a sigla escolhida porque em grego isos significa "igual", o que se enquadra com o propósito da organização em questão.

O objetivo principal da ISO é estimular a normatização técnica de empresas e produtos visando manter a qualidade. No Brasil, a ISO é representada pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas). As normas ISO's mais conhecidas são a ISO 9000, ISO 9001, ISO 14000 e ISO 14064. A ISO 21500 e 10006 que vem ganhando espaço aqui no Brasil.

A ISO 21500 foi lançada em Outubro de 2007 em 23 países e em 2012 foi lançada no Brasil pela ABNT com o intuito de fornece orientações para a gestão do projeto, descrevendo os processos considerados boas práticas, podendo ser utilizada por qualquer tipo de organização, incluindo organizações públicas, privadas ou terceiro setor, para qualquer tipo de projeto, independentemente da complexidade, tamanho ou duração.

A ISO 21500, de modo geral, mantém a abordagem original do Guia PMBOK® (Guide to the Project Management Body of Knowledge), descrevendo 40 processos agrupados em cinco grupos de processos (Iniciação, Planejamento, Execução, Controle, Encerramento), correspondentes a 10 áreas de conhecimento (Integração, Partes Interessadas, Escopo, Recursos, Tempo, Custo, Risco, Qualidade, Aquisições, Comunicações).

O padrão PMI é bem reconhecido mundialmente e valorizado pela sua qualidade. Uma das preocupações da equipe de revisão do Guia PMBOK® 5ª edição foi garantir alinhamento com a norma ISO 21500. Portanto o 3° capitulo do PMBOK sobre o padrão de Gerenciamento de Projetos está relacionado com a norma.

A norma ISO 10006 fornece orientações sobre a qualidade no gerenciamento de projetos, as quais podem ser aplicadas em qualquer tipo de projeto, seja ele pequeno ou grande, simples ou complexo. A norma assegura que a organização está aplicando as boas práticas e asseguram a qualidade do processo e do produto em projeto.

Os padrões internacionais para o gerenciamento de projetos são refletidos na ISO10006 e ISO21500, e são similares na natureza do PMBOK do Project Management Instituto. Ambos provem um conjunto de conhecimentos e boas práticas relacionados à gerência dos projetos. Sendo os padrões ISO são menos detalhados e focam na qualidade dos processos e do projeto.

Mas qual é o melhor guia para ser utilizado? Todos! As melhores práticas podem ser obtidas combinando a norma ISO21500, ISO10006 e o guia PMBOK, as quais assegurarão a qualidade e consequentemente o sucesso do projeto.

Gustavo Marin, Diretor da GMARIN Negócios e Tecnologia, compartilhou conosco um artigo de sua autoria abordando um importante tema, "Estamos preparados para implementar um ERP?". Confira este excelente artigo e fique preparado para futuras implantações de sistemas dentro de sua empresa.

A cada novo projeto, além dos desafios mais comuns que são o cumprimento do escopo, prazo e custo acordados, existem os desafios de liderar uma equipe de projetos. E quando passamos por esse desafio, muitas vezes nos perguntamos, qual a melhor maneira de um líder motivar e aprimorar cada integrante de sua equipe?

Pensando nisso, o PMI São Paulo realizou no dia 26 de agosto no auditório da Uninove na Barra Funda um seminário abordando esse importante tema, reunindo grandes nomes experientes no assunto: Eduardo Marino, Marcia Vasconcellos, Eduardo Malta Campos, Rosária Russo, Osvaldo Keller e Fábio Garcia. 

O gerente da área de avaliação e pesquisa da Fundação Maria Cecília Souto Vidigal, Eduardo Marino, foi o responsável pela primeira palestra da tarde na qual abordou as lideranças adaptativas. Segundo ele, qualquer pessoa consegue ser um bom líder, o que não significa que o cargo seja permanente. “É possível uma pessoa aprender a ser líder porque ninguém nasce com carisma, um dos fatores importantes para um líder. O carisma de uma pessoa é construído a partir de vivências pessoais, que começam na infância e vão até a idade adulta”, esclarece. Marino enfatizou que existem três bases para a liderança adaptativa, são elas: evolução humana (como o indivíduo se desenvolve e lida com mudanças no mundo), mudanças e adaptações em sistemas complexos (como lida com crises, por exemplo) e teorias organizacionais e de liderança. [Fonte: PMI-SP]

A segunda palestra foi da psicóloga e coach, Márcia Vasconcellos, que abordou quais atitudes deve ter um líder coach com sua equipe. “A principal ferramenta do líder coach é a pergunta. A intenção é gerar uma
atitude no liderado, fazer com que saia da inércia, muitas vezes do comodismo. Isso não significa que o líder não possa dar a resposta ao ver alguma situação em que o liderado tenha pouco conhecimento técnico da área na qual está inserido. Portanto é muito importante o líder estar atento à tarefa delegada para cada liderado, saber o nível de maturidade e notar se a pessoa em questão está preparada. É fundamental conhecer cada funcionário”, finaliza. [Fonte: PMI-SP]

Dinâmicas humanas foi o tema da terceira palestra do dia, ministrada pelo consultor Eduardo Malta. Na visão do especialista existem quatro pontos fundamentais para a pessoa estar ligada a uma empresa: “com os ideais da instituição (trajetória, valores, visão e objetivos), motivação em trabalhar naquele local (sentir prazer em estar ali), dedicação e segurança (quando a empresa oferece salário atrativo)”.

Malta esclarece que, estabelecendo essas relações, existem quatro tipos de profissionais nas empresas. “Podemos listar em ordem decrescente: empregado, funcionário, colaborador e parceiro. Um pode e deve ser a evolução do outro, depende do interesse de cada pessoa, o ideal é termos cada vez mais parceiros nas empresas para o trabalho render muito mais e o resultado ficar visível a todos”, finaliza. [Fonte: PMI-SP]

O ciclo de palestras foi continuado por Rosália Russo com o tema “Decisão e Intuição na gestão de projetos”. [Fonte: PMI-SP]

Tivemos a palestra pelo gerente de tecnologia da informação da DPaschoal, Osvaldo Keller, com a palestra “Team Building”. Osvaldo levantou alguns pontos importantes do “Team Building”, como a preparação da formação de uma equipe começa coma compreensão de como as pessoas trabalham individualmente. O líder deve conhecer muito bem sua equipe de forma individual para conseguir se criar interação entre a equipe e alcançar grandes resultados.

Pontos importantes do Team Building que foram ressaltados pelo palestrante: Não é milagre, Não é simples ou fácil, O processo deve ser continuo, ninguém “cria” nada no indivíduo, somente desperta suas características, as mudanças devem ser estimuladas e Não devemos perder o foco.

Osvaldo mostrou um exemplo prático de uma forma muito animada utilizando a preparação de um bolo.  Tentaremos passar aqui a ideologia apresentada, que sem dúvidas, foi um dos melhores momentos do seminário.

Projeto: Bolo

Objetivo apresentado: O trabalho em equipe

Membro 1: O Ovo, se sacrifica para que o projeto aconteça e até se quebra pelo projeto.

Membro 2: Açúcar, o pé de cana.

Membro 3: Farinha, Pressionado. O cara foi moído e ainda está firme no projeto.

Membro 4: Óleo, aquele cara liso, sempre se esquivando.

Membro 5: Leite, O cara que se classifica muito, é A, B ou C.

Sponsor: O Batedor: Tempo, escopo, custo.

Líder: O Fermento, o cara responsável para fazer o processo químico para unir todos os membros da equipe em prol de um objetivo único.

Finalizando o seminário com a palestra do especialista em tecnologia da informação, Fábio Garcia, que demonstrou como motivar uma equipe na prática.

...Se você pode sonhar, você pode fazer (Walt Diney)

Se você estivesse tentando, você conseguiria... (Nick Bollettieri)

Falou sobre a importância do “CHA”, conhecimento, habilidade e atitude.

Apresentou uma pesquisa sobre uma seguinte pergunta. “O que os profissionais sonham?” e a maioria sonha com o crescimento profissional.  Se você pode dar isso a ele, dê. Que o estará motivando.